Sofort machen ist nicht besser als verschieben. So erledigen Sie die Aufgaben richtig.

Sollten Sie einmal etwas erledigen müssen: Wie gehen Sie üblicherweise vor? Widmen Sie sich sofort der neuen Aufgabe oder verschieben es so lange, bis die Frist fast vorbei ist? Jeder Mensch ist in seiner Herangehensweise individuell, doch Profis warnen: sofort erledigen kann genauso falsch sein, wie die Sachen unendlich aufschieben. Falls Ihnen – wie auch mir zuerst – nach solcher Aufklärung überhaupt nichts zu tun als einzige gesunde Alternative erscheint, lesen Sie weiter, die Verhaltensforscher haben doch eine Antwort für uns parat.

Prokrastination im Alltag und Beruf

Ein häufiges Problem: Man kann mit einer bestimmten Aufgabe nicht rechtzeitig anfangen oder lässt sich dabei so sehr ablenken, dass man nicht rechtzeitig fertig wird. Der Mensch prokrastiniert, weil unser Gehirn für solche Ablenkungen anfällig ist. Als Störfaktoren können zum Beispiel E-Mails, Nachrichten aus sozialen Netzwerken oder auch – teilweise wichtige – Aufgaben sein. Wenn Prokrastination im privaten Leben einfach nur ärgerlich ist, sieht es im beruflichen Alltag anders aus. Ein Mitarbeiter, der nicht konzentriert und termintreuarbeitet, verliert die Anerkennung der Kollegen und der Vorgesetzten. Aber auch Führungskräfte müssen aufmerksam werden, wenn ihre Mitarbeiterplötzlich die Motivation verlieren. Eine neue Aufgabe oder Teamarbeit können in vielen Fällen hilfreich sein. 

Dem Handwerk geht es diesbezüglich um einiges besser: Der Mensch tendiert zur Prokrastination eher bei komplexer und selbstständiger Arbeit. Die Aufgaben im Handwerklassen für Mitarbeiter hingegen weniger Freiräume zu, weshalb es generell schwieriger ist, die Arbeit aufzuschieben. Ähnlich wie im Handwerk prokrastinieren die Mitarbeiterin der Produktion und Industrie kaum bis wenig, weil dies durch Arbeitsorganisation häufig unmöglich ist.

Sofort erledigen ist immer besser?

Wenn eine Aufgabe anders als die meisten im Handwerk oder der Produktion – nicht nach einem festen Ablauf tickt, sondern aufgeschoben werden kann, so muss der Mensch mit einer guten Strategie gegen Prokrastination herangehen. Hilfreich kann zum Beispiel sein, die Arbeitszyklen festzulegen. Weiterhin sollte man bewusst gegen Ablenkungsfaktorenvorgehen: das Handy außer Reichweite platzieren oder die E-Mail-Benachrichtigungen temporär ausschalten. Einfach mit einer wichtigen Aufgabe anzufangen – auch wenn es in der Praxis nicht immer einfach ist – ist in bestimmten Fällen sicherlich nicht falsch. Aber alle Aufgaben sofort zu erledigen, ist keine gute Strategie. 

Vielmehr soll die Arbeit vorher geplant und priorisiert werden. Dies kann eine Menge Zeit bei der Erledigung sparen. Außerdem kann das Gehirn im Hintergrund die Aufgabenstellung analysieren und uns einen besseren Lösungswegvorschlagen. Also: Nicht gleich alles machen, sondern die Priorität ermitteln und an richtiger Stelle in den Tagesablauf aufnehmen.

Ihr Dirk Eckart